Bir Etkinlik Nasıl Planlanır

Yıllar boyunca birçok organizasyonun etkinliğine tanık olduk. Ve düşünmeniz gereken tüm ayrıntıları belirleyemesek de (bu genellikle etkinliğin türüne bağlıdır!) takip etmeniz için çok sayıda en iyi uygulamamız var.

Bu blog gönderisinde, etkinliğinizi planlamak için gereken 13 temel adımda size rehberlik edeceğiz:

1. Etkinlik Hedefinizi ve Hedeflerinizi Geliştirin
2. Takımınızı Organize Edin
3. Gönüllüleri İşe Al ve Eğit
4. Bütçenizi Oluşturun
5. Tarihi ayarlamak
6. Bir Etkinlik Ana Planı Oluşturun
7. Etkinlik Yazılımınızı Seçin
8. Yerinizi Ayırın
9. Etkinliğinizi Markalayın
10. Konuşmacıları ve Özel Konukları Onaylayın
11. Ortaklıklar ve Sponsorlar Belirleyin ve Kurun
12. Promosyon Planı Oluşturun
13. Gün İşlemlerini Belirleyin

Ayrıca şunları da ele alacağız:

• Etkinlik günü akılda tutulması gerekenler
• Etkinlik sonrası incelemenizi nasıl yürütürsünüz?
• Etkinlik alanındaki deneyimli uzmanların bakış açıları.

Ayrıca, hiçbir şeyin gözden kaçmadığından emin olmak için, etkinlik planlamanız için bu ücretsiz, kullanımı kolay kontrol listesini hazırladık . Sanal bir etkinlik düzenliyorsanız, sizi koruruz. İşte indirilebilir sanal etkinlik kontrol listemiz .

Bu kılavuzu faydalı bulacağınızı umuyoruz. Daha fazla uzatmadan, etkinliğinizi planlama hakkında bilmeniz gereken her şey burada.

Etkinlik Planı nedir?

Bir etkinlik planı, etkinliğinizin tüm bileşenleri için bir kılavuzdur.

Bu unsurları SMART (Spesifik, Ölçülebilir, Ulaşılabilir, İlgili ve Zamana Bağlı) amaç ve hedeflere ve bir zaman çizelgesine göre koordine eder. Zaman çizelgenizi belirlemek için etkinlik tarihinizden geriye doğru çalışmanızı öneririz (bir çalışma programı!).

Etkinlik planınız, doğru yolda kalmanıza yardımcı olur ve etkinlik gününe hazırlanırken Kuzey Yıldızınız olarak hizmet edebilir. Etkinliğinizin boyutu ne olursa olsun, iyi bir plan bir sonraki bölümde ele alacağımız aynı temel bileşenleri kapsar.

Bir Etkinlik Planının Temel Özellikleri Nelerdir?

Etkinlik planınız, tüm etkinliğiniz için başlangıç ​​noktasıdır, bu nedenle doğru temelleri kapsadığından emin olmanız önemlidir.

Etkinlik planınız şunları kapsamalıdır:

• Etkinlik Amaçları ve Hedefleri
• Bireysel Roller ve Sorumluluklar
• Gönüllüler ve Gönüllü Eğitimi
• Bütçe
• Etkinlik tarihi
• Etkinlik Ana Planı
• Olay yeri
• Etkinlik Yazılımı
• Etkinlik Markası
• Konuşmacılar ve Özel Konuklar
• Ortaklıklar ve Sponsorluklar
• Promosyon, Reklam, Pazarlama ve Tanıtım Planı
• Gün İşlemleri
• satıcı bilgileri

Bu göz korkutucu bir liste gibi görünse de, her öğenin adım adım dökümünü ve başlamak için bilmeniz gereken her şeyi oluşturduk.

Daha fazla uzatmadan, kapsamlı bir etkinlik planı oluşturmak için 13 adımı burada bulabilirsiniz.

1. Etkinlik Hedefinizi ve Hedeflerinizi Geliştirin

Etkinliğinizi planlamanın ilk adımı somut amaç ve hedefler belirlemektir.

Kendinize şunu sorarak başlayın: Bu etkinliği neden düzenliyorsunuz ve ne elde etmeyi umuyorsunuz?

Planlamadan önce kuruluşunuzun temel hedeflerini biliyorsanız, etkinliğinizin her bölümünün başarı için optimize edilmesini sağlayabilirsiniz.

Bir amaç için farkındalık yaratmaya veya bir sonraki projeniz için önceden belirlenmiş miktarda bağış toplamaya mı çalışıyorsunuz? 50 misafir mi yoksa 500 misafir mi çekmeyi umuyorsunuz?

Ölçülebilir başarı ölçütleriyle bir hedef belirlemek, ekibinizin onlara ulaşmanızı sağlamasını kolaylaştıracaktır.

Daha da iyisi, hedefinize ulaşır, aşar veya ıskalarsanız ne olacağını öğrenin. Hangi noktada dükkanı kapatıyorsunuz? Bir dahaki sefere hangi noktada daha heyecan verici bir şey yapacaksın? Nereye gittiğinizi anlamak, yalnızca oraya daha hızlı varmanıza yardımcı olacaktır.

2. Takımınızı Organize Edin

Herhangi bir etkinlik, tüm ayrıntıların üstesinden gelmek için uyumlu bir ekip çalışması gerektirir. Bir önemli Etkinlik Yöneticisi veya Etkinlik Başkanı ile alt komiteler için ayrı Başkanlar belirlemeyi düşünün, örneğin:

• Mekan Yönetimi
• Konuşmacılar
• Eğlence
• Tanıtım
• Sponsorlar
• Gönüllü Yönetimi

Ekip üyelerine bireysel roller atamak, bir sorumluluk sistemi oluşturur ve görevlerin yarıda kalmasını önler.

Artı, yetki vermenize izin verir – ancak etkinlik planı zamanlamanızda komite toplantılarını hesaba katmayı unutmayın!

“Yüksek kaliteli etkinlikler sunmak, bir organizasyonun her seviyesinde sahiplenmeyi gerektirir. Gerçekten unutulmaz bir deneyim yaratmak için yönetici ekibinizden tesis içi etkinlik ekibinize kadar desteğe ihtiyacınız olacak.”

3. Gönüllüleri İşe Alın ve Eğitin

Gönüllüleriniz, etkinliğiniz için vitesleri çeviriyor. Ancak onlarla çalışmaya başlamadan önce rollerinin ne olduğunu ve onları işe almaya nasıl başlayabileceğinizi anladığınızdan emin olun.

1. Gönüllü rollerini tanımlayın. Ne tür gönüllülere ihtiyacınız olacağını ve onlara kimin liderlik edeceğini anladığınızdan emin olun. Etkinliğinizin aşağıdakiler gibi bölümleri için gönüllülere ihtiyacınız olabilir:

• Olayı kurmak ve yıkmak
• Yer göstericiler ve vestiyer kontrolü
• Otopark
• ikramlar
• Kayıt

2. İşe alım için bir plan yapın. Başlamak için harika bir yer, gönüllülük fırsatlarını mevcut kişilerinizle paylaşmaktır. Ardından, gönüllü ilanlarınızı yayınlamak için gönüllü siteleri ve sosyal medya gibi en iyi kanalları belirleyin.

3. Gönüllü liderleri belirleyin. Gönüllüleriniz olduğunda, onları eğitmekten kim sorumlu? Ve bu eğitimi nasıl yöneteceksiniz? Gönüllü liderliği seçin ve yazılı rehberlik veya yüz yüze (potansiyel olarak sanal!) atölye çalışmaları sağlayın. Parkın dışına çıkarmak için ikisini de sağlayabilirsiniz.

İhtiyacınız olan gönüllülere sahip olduğunuzdan emin olmak için gönüllü rollerinizi düzenleyin ve gönüllü ilanınızı etkinliğinizden yeterince önce koyun.

4. Bütçenizi Oluşturun

Etkinliğinizin bütçesini belirlemek, etkinlik planlamanın en önemli kısımlarından biridir.

Sağlam bir bütçe oluşturmak, sizin ve ekibinizin gerçekçi parametreler dahilinde fikirler üretmesini sağlar. Bu, etkinliğinizin sizi heyecanlandıran bölümlerinin akılda kalması anlamına gelir. Bunun yerine, karşılayabileceğiniz şey için yeniden ayarlandılar.

Bütçenize dahil etmeniz gereken kritik harcamalardan bazıları şunlardır:

• Yer: Bu maliyet, kiralamayı ve satın almanız gereken tüm sigortaları kapsamalıdır.
• Yiyecek ve İçecek: Bu alan oldukça açıklayıcıdır. Ancak, karşılayabileceğiniz miktarın satabileceğiniz bilet sayısını da belirleyebileceğini unutmayın.
• Eğlence: Bu alan, ihtiyacınız olan şekilde özelleştirilebilir — konuşmacılar, DJ veya konuşan bir domuz için tahsis edilmiş olsun, seyahat ve konaklama masraflarının yanı sıra herhangi bir tazminat için kıpır kıpır yeriniz olduğundan emin olun.
• Décor: Kendin yap mason-jar temasıyla mı yoksa biraz daha süslü bir temayla mı gideceksiniz? Maliyetleri önceden belirlemek, hangisini karşılayabileceğinizi belirlemenize yardımcı olacaktır.
• Personel: Bu kategori genellikle unutulabilir, ancak özellikle şehir dışına gidiyorsanız, personelinizin ulaşım ve konaklama masraflarını hesaba katmanız önemlidir. Personel zamanını bütçelemek bile (bu etkinlik üzerinde çalışmasalardı neye zaman harcarlardı?), bu fazladan toplantının buna değip değmeyeceğine karar vermenize yardımcı olabilir.
• Pazarlama: İster etkinliğinizi Facebook aracılığıyla tanıtmaya karar verin , ister şehrin her yerine el ilanları asarak eski moda gidin,
• Yazılım: Halihazırda herhangi bir etkinlik yönetimi yazılımı için ödeme yapmıyorsanız , bunu etkinlik planlamanıza dahil etmeyi düşünün. Yazılım, süreçlerinizi düzene koymanıza, zaman kazanmanıza yardımcı olabilir ve ekibinizin daha fazlasını yapmasını sağlayabilir.
• A/V: Projektörlerden wi-fi’ye ve hoparlörlere kadar bu kategori çok çeşitli maliyetleri kapsar.
• Çeşitli: En iyi planlanmış etkinliğin bile bazı ek maliyetleri olacaktır. Bunları bütçenizde hesaba katmak, hazırlıksız yakalanmamanızı sağlayacaktır.

Bu kalemlerden bazıları henüz sabit maliyetler olmasa bile – örneğin, henüz bir mekan seçmediyseniz – bu kararları vermeden önce harcayabileceğiniz maksimum tutarı aklınızda bulundurmanız önemlidir.

5. Tarihi Ayarlayın

Tarih yinelenen bir etkinlik için önceden ayarlanmış olabilir, ancak bu yeni bir etkinlikse akılda tutulması gereken bazı şeyler vardır. Randevunuzu kesinleştirmeden önce aşağıdakileri göz önünde bulundurduğunuzdan emin olun:

• Kendinize yeterince zaman ayırın! İdeal olarak, planlamak için 4-6 ayınız olmalıdır, daha fazla değilse (etkinliğe bağlı olarak)
• Yasal ve dini bayramlardan haberdar olun
• Okulların tatil olduğu dönemlerden kaçının (kış, ilkbahar ve yaz tatilleri)
• Önemli katılımcılarla (konuşmacılar, sunucular, VIP konuklar vb.) tarihleri ​​kontrol edin.

Tarihi belirledikten (ve bütçenizi zaten belirledikten) sonra, ihtiyacınız olan herhangi bir harici personeli (yemek hizmeti verenler gibi) hemen ayırtmaya başlayabilirsiniz.

6. Bir Etkinlik Ana Planı Oluşturun

Etkinliğinizle ilgili tüm maliyetleri ve zaman çizelgesini öğrendikten sonra, gerçek plana başlama zamanı!

Bir etkinlik ana planı oluşturmak, gönüllüler ve etkinlik komitesi üyeleriyle koordinasyonu kolaylaştırmanın yanı sıra her yönün yolunda gitmesini sağlamanıza olanak tanır.

Etkinlik ana planınız, aşağıdakiler de dahil olmak üzere etkinliğin tüm yönlerini kapsamalıdır:

• Mekan, lojistik ve ikram yönetimi (sözleşmeler, izinler, sigorta vb.)
• Konuşmacılar ve sunucular (belirleme, onaylama, lojistik ve yönetim)
• Aktiviteler ve eğlence
• Tanıtım ve tanıtım (çevrimiçi ve çevrim dışı, web sayfası & çevrim içi tanıtım; etkinlik takvimleri; basılı programlar; medya ilişkileri; tabelalar; sosyal medya vb.)
• Kayıt (çevrimiçi kayıt, ödeme ve takip; yerinde giriş vb.)
• Sponsor ve ortak yönetimi
• Gönüllü yönetimi ve sorumlulukları

Etkinliğinizi planlarken, her şeyin sorunsuz ilerlemesi için ayrıntılı bir zaman çizelgesi oluşturmayı da düşünün. Herhangi bir izin veya sigorta poliçesinin ne zaman sunulması gerektiğini, kaydın ne zaman sona erdiğini ve iş gününün ayrıntılı bir zaman çizelgesini ekleyin.

Her ne kadar “Hepsi kafamın içinde! İyi olacağım!” ve hepsini yazmakla uğraşmayın, dikkatli olun: bu tür bir zihniyet, hesap verebilirliği atamanızı çok daha zorlaştıracaktır. Ayrıca bir sonraki etkinlik için ne yaptığınızı hatırlamanızı zorlaştıracaktır – bu nedenle gelecekteki kendinize bir iyilik yapın ve her şeyi yazılı tutun.

Son olarak, siz veya kuruluşunuz daha önce benzer türde etkinlikler yürüttüyse, bu aşamada var olan belgeleri gözden geçirmeniz hiçbir şeyi kaçırmadığınızdan emin olmanıza yardımcı olabilir.

7. Etkinlik Yazılımınızı Seçin

Doğru etkinlik yazılımı, etkinliğinizi planlarken süreçlerinizi düzene koymada büyük fark yaratabilir.

Sahip olunması faydalı olabilecek etkinlik yazılımı türleri şunları içerir:

• Kayıt
• Biletleme
• Etkinlik web sitesi
• Katılımcı etkileşimi çözümleri
• Müşteri adayı izleme araçları
• Sanal olay çözümleri
• Hibrit olay çözümleri
• katılımcı yönetimi

Bir üyelik organizasyonu işletiyorsanız ve etkinlik kayıtlarını ve ödemeleri elden işlemekten bıktıysanız, üyelik yönetimi yazılımı sizin için doğru olabilir. İşlemi çevrimiçi olarak tamamen otomatikleştirecek!

İşte yapabilecekleri:

• Çevrimiçi etkinlik kayıt formlarının kolayca oluşturulmasına izin verin
• Web sitenize bir etkinlik takvimi koyun
• Web sitenizi yaklaşan etkinliklerle otomatik olarak güncelleyin
• Etkinlik ödemelerini doğrudan hesabınıza yatırın
• Otomatik faturalar ve etkinlik hatırlatıcıları gönderin
• Etkinlik katılımcısı verilerini doğrudan iletişim veritabanınıza aktarın
• ve dahası

Üyelik Yönetimi Yazılımı tüm etkinlik lojistiğiyle ilgilenmekle kalmaz, aynı zamanda üyelik organizasyonlarını yürütmeyi de kolaylaştırır. Kişilerinizi, web sitenizi, mali durumunuzu ve e-posta iletişiminizi yönetmek gibi idari görevleri otomatikleştirebilirsiniz.

8. Yerinizi Ayırın

Tarihi belirledikten sonra, mekanınızı mümkün olan en kısa sürede rezerve etmek çok önemlidir. Reklam vermeye başlamadan önce etkinliğinizin bir tarihi ve yeri belirlenmiş olmalıdır, bu nedenle bu görevin mümkün olduğunca erken planlama döneminde tamamlanması gerekir.

(Tarih konusunda biraz esnekliğin de bu aşamada size yardımcı olabileceğini ve daha geniş bir mekan yelpazesi açabileceğini unutmayın.)

Etkinliğiniz için bir mekan seçerken şunları göz önünde bulundurduğunuzdan emin olun:

• Ulaşılabilirlik. Mekanın erişilebilir girişleri ve asansörleri var mı? Tüm cinsiyetler için tuvaletler var mı? Tercümanlar için yeriniz veya canlı altyazı ekranınız olacak mı? Bu ve diğer birçok faktör, tüm katılımcıların kendilerini rahat hissedecekleri bir alan seçmeye yardımcı olur.
• Boyut. 50 kişilik bir etkinlik, 500 kişilik bir etkinlikten çok farklı bir alana ihtiyaç duyacaktır. Ek olarak, ara oturumları veya diğer küçük grup etkinlikleri için ayrı odalara (veya, hey, hatta konuşmacılarınız ve/veya veya VIP!).
• Otopark. Otopark var mı veya toplu taşıma ile ulaşım kolay mı?
• Sigorta. Ayrı bir sigorta satın almanız gerekecek mi? Sorumluluk kuralları nelerdir?
• Av. Etkinliğinizin hoparlörlere ve mikrofonlara ihtiyacı varsa, fişler veya uzatma kabloları da dahil olmak üzere bunları uygun alana doğru yerlere kurmanın kolay olduğundan emin olun. Aynısı wifi erişimi (ve cep telefonu bağlantısı!) veya etkinliğinizin sahip olduğu diğer teknolojik ihtiyaçlar için de geçerlidir.
• Maliyetler. Mekan ne kadar depozito istiyor? Ek maliyetler olacak mı? İptal etmeniz gerekirse (Allah korusun) ne kadar geri alacaksınız?

9. Etkinliğinizi Markalayın

Zamanında ve çekici bir tema, sizi diğer etkinliklerden ayıran şey olabilir. Dinamik bir tema seçin ve bunu, adı da dahil olmak üzere etkinliğinizin tüm öğelerine uygulayın. Özellikle çevrimiçi medyada onu özel kılan unsurları vurgulayın, çünkü insanları katılmaya çeken şey bu olabilir.

• Adları beyin fırtınası yapın: Etkinlik adı hakkında beyin fırtınası yaparken kendinize şu soruyu sorun:
  • Etkinliğinizin sektörünüzdeki diğer etkinliklerden farkı nedir?
  • Bu etkinlik aracılığıyla ne aktarmayı umuyorsunuz?
  • Etkinliğinizin ana bileşenleri nelerdir?
• Slogan oluşturun: Bir isim bulduktan sonra, etkinliği anlatan kısa, akılda kalıcı bir marka sloganı olan bir kısa açıklama oluşturun.
• Bir logo tasarlayın: Büyük bir etkinlik veya yinelenen etkinlik serileri planlıyorsanız, bir logo oluşturduğunuzdan emin olun. Etkinliğinizin tüm tanıtım ve promosyon ürünlerinizde (tişörtler, su şişeleri, çantalar ve daha fazlası gibi) anında tanınmasını sağlayan bir logo etkili bir marka bilinci oluşturma aracı olabilir.
• Görsel kimliğinizi oluşturun: Etkinliğiniz için her şeyi bir araya getirecek tutarlı bir görsel kimlik oluşturun. Farklı bir yazı tipi, renk(ler), ses ve ton, hikaye, grafikler ve tematik öğeler seçin. Bunu yaparak, katılımcılarınız için unutulmaz bir deneyim yarattığınızdan emin olacaksınız.

Adınızı, sloganınızı ve logonuzu aldıktan sonra, kuruluşunuza aşina olmayan kişilerin markanızı tanımaya başlaması ve etkinliğin gerçekleşmekte olduğunu hatırlaması için bunu tüm pazarlama materyallerinizde kullanın!

10. Konuşmacıları ve Özel Konukları Onaylayın

Sektör liderleri, konu uzmanları veya yerel etkileyiciler, etkinliğinizde olması gereken harika konuşmacılara veya özel konuklara örnektir. Doğru konuşmacı, kayıtların ve katılımın artmasında büyük fark yaratabilir!

Önemli konuşmacıları ve özel konukları dahil etmeyi planlıyorsanız, doğru kişileri bulmak ve onları davet etmek için ipuçlarımızı burada bulabilirsiniz.

1. Sosyal medyayı kullanın. Kuruluşunuzla uyumlu ilgi alanları veya uzmanlıkları olan potansiyel konuşmacılar veya konuklar bulmak için Linkedin ağınızı kullanın. Ayrıca, kuruluşunuzun misyonuyla ilgili hashtag’lere de göz atarak size çok uygun kişileri bulabilirsiniz.
2. Profesyonel konuşmacı web sitelerine göz atın . Ulusal Konuşmacılar Derneği ve SpeakHub gibi siteler, harika bir konuşmacı bulmak için yararlanabileceğiniz harika kaynaklardır. Dizin konuya göre düzenlenmiştir ve ayrıca önceki etkinliklerinin bir geçmiş kaydını listeler.
3. Mevcut ağınıza ulaşın. Öneriler için kuruluşunuzdaki (veya yönetim kurulunuzdaki!) kişilere sorun. Sosyal medya ağlarını da inceleyip inceleyemeyeceklerine bakın, ardından potansiyel kişiler için listeleri çapraz karşılaştırın.
4. Yerel Ticaret Odasına ulaşın. Ticaret odası iseniz , yukarıdaki ipucuna bakın. Bununla birlikte, kuruluşunuz değilse, bir ticaret odası, geçmiş bir etkinlikte bir konuşmacı ile başarılı olmuş benzer düşüncelere sahip işletmeleri bulmak için harika bir kaynak olabilir. Onlardan tavsiye isteyin.
5. Üyelerinize sorun . Etkinlikler, üyelik tabanınızı genişletmenin harika yollarıdır, bu nedenle, üyelerinizden daha çok katılımcılarınızda neyin yankı uyandıracağını kim sorabilir? Ulaşın ve etkinliklerinde kimi görmek istediklerine dair önerilerini isteyin. Bir üye anketi, bunu yapmanın harika bir yoludur.
6. Etkinlik sonrası anket sonuçlarını inceleyin . Geçmişte sorduğunuz etkinlik anketi soruları, faydalı bilgilerle dolu. Anket sonuçlarını inceleyin ve bu bilgileri, katılımcılarınızın ilgileneceği bir konuşmacı bulmak için kullanın.
7. Geçmişte katıldığınız etkinlikleri gözden geçirin. Geçmişte bulunduğunuz bir galadan harika bir konuşmacıyı hatırlıyor musunuz? Onlara ulaşın ve etkinliğinizi özel kılmakla ilgilenip ilgilenmeyeceklerini görün.
8. Endüstri yayınlarını kontrol edin. Basılı veya çevrimiçi olarak, kuruluşunuzu ilgilendiren konular hakkında yazan ve etkinliğinizin bir parçası olabilecek dikkate değer kişileri arayın. Kim olduklarına bağlı olarak, etkinliğinizde konuşmacı veya harika özel konuklar olabilirler.

11. Ortaklıklar ve Sponsorlar Belirleyin ve Kurun

Ortaklık ve sponsorlar maliyetlerinizi karşılamanıza ve potansiyel katılımı artırmanıza yardımcı olabilir. Etkinliğinize başka insanları veya grupları dahil ettiğinizde, duyurunun yayılmasına ve etkinliğin başarılı olmasına yardımcı olma konusunda çıkarları vardır – ne kadar çok olursa o kadar iyi olur, değil mi?

Şunları düşünebilirsiniz:

• Etkinliğin bir bölümünü finanse etmek için kurumsal sponsorlar arayın . Bu, bir akşam yemeğine sponsor olmak, bir kapı ödülü veya önemli bir sessiz müzayede ürünü sunmak isteyebilecek ulusal kuruluşlardan, masalar için çiçekler, hediye çantası öğeleri vb. gibi mal veya hizmet sağlayabilecek yerel işletmelere kadar değişebilir. .
• Bir etkinlik düzenleme veya personel oluşturma konusunda bir mekan ve/veya yardım sunabilecek topluluk kuruluşlarıyla ortak olun .

Etkinliğinize sponsor olacak işletmeler arıyorsanız, kendilerine net bir fayda gördükleri takdirde bunu yapma olasılıklarının daha yüksek olacağını unutmayın. Geçmişte sizin adınıza seslerini yükseltmeye istekli sponsorlarınız olduysa çok daha iyi;

12. Bir Promosyon Planı Oluşturun

En harika konuşmacı veya eğlence kadrosuyla bile, insanları kapıya çekmek için bir tanıtım planına ihtiyacınız var.

Etkinlik promosyonunun üç ana işlevini kapsadığınızdan emin olun:

Promosyon planınıza dahil etmek isteyebileceğiniz bazı bileşenler şunlardır:

• Pazarlama: Bunu tanıtım planınızın analitik yönü olarak düşünün. Etkinliğinizin pazarlaması, başarıyı işaretlemek için temel hedefler ve KPI’lar tarafından yönlendirilmelidir. Pazarlamanızdaki her şey, etkinliğinizin amacı veya hedefi kadar, katılımcılarınızın ihtiyaçları ve sıkıntıları tarafından da bilgilendirilmelidir. Bu, bir pazarlama açılış sayfasının, sosyal medya kampanyalarının veya e-posta damlama kampanyalarının oluşturulmasını içerebilir.
• Reklam: Doğru kişilerin etkinliğiniz hakkında bilgi sahibi olduğundan emin olmak istiyorsunuz. Etkinlik listeleme web siteleri, sosyal medya, topluluğunuzun çevresinde, ortaklıklar aracılığıyla veya basılı olarak olsun, etkinliğinizin reklamını yapmak için hangi kanallara odaklanılacağını bulmak için hedef kitleniz hakkındaki bilgileri kullanın. Ardından, insanları tatil gününe katılmak için heyecanlandırmak ve ilgilendirmek için bilgi dağıtın ve yayın.
• Medya İlişkileri ve Tanıtım: Haber istasyonları, radyo ve basılı medya, etkinliğinize ilgi çekmenin mükemmel yollarıdır. Medya kuruluşlarına ulaşın ve önemli bir konuşmacının öne çıkan bir özelliği veya etkinliğinizin nedeni gibi ilgi çekici bir hikaye için fikir verin.

Promosyon planınıza dahil etmek isteyebileceğiniz bazı bileşenler şunlardır:

• Web sayfası duyurusu
• Sosyal medya
• E-posta patlamaları
• Basılı malzemeler
• Basın ve medya bağlantıları

Son olarak, etkinlik sonrası teşekkür mesajları, sponsor teşekkürleri ve etkinliğin ana mesajları veya bağış toplama başarısı hakkında makaleler olmadan hiçbir tanıtım planı tamamlanmış sayılmaz.

Etkinlik Gününüzde Akılda Tutulması Gerekenler

Başarılı bir büyük güne giden günlerde, bazı önemli son dakika öğelerini kontrol etmeniz gerekecek.

İşte 48 saat önceden nelerin hazırlanacağının bir listesi:

• Bir hatırlatma e-postası ile katılımcılara ulaşın
• Medya katılımcılarınızla iletişim kurun
• Mekanınızın kurulumunu kontrol edin ve bir adım adım ilerleyin
• Komuta merkeziniz olarak hareket edecek bir oda veya alan kurun
• Hava tahminini kontrol edin ve buna göre hazırlanın
• Herkesin aynı fikirde olduğundan emin olmak için ekibinizle temas kurun
• Satıcıları ve teslimatları kontrol edin
• Konuşmacıları ve özel konukları onaylayın
• Etkinlik kontrol listenizi iki kez kontrol edin
• Tüm teknolojik ekipmanları şarj edin ve kontrol edin
• Günlük sarf malzemelerinden oluşan bir kit hazırlayın (ekstra kalemler, fosforlu kalemler, kağıt, USB sürücüler, şarj cihazları, uzatma kabloları, vb.).
• Halkla ilişkiler belgeleri, seyahat programları vb. içeren bir acil durum teminat kiti hazırlayın
• Yanınıza fazladan bir kıyafet alın (giydiğinize bir şey olursa diye)
• Kendinizi merkezlemek ve rahatlamak için zaman ayırın

Bu son nokta anahtardır. Sağlam bir etkinlik planı oluşturmak için tüm zor işi yaptınız, bu yüzden son kısım dinlenmek ve bir sonraki adıma hazır olduğunuzu ve hazır olduğunuzu hatırlamak!

Bonus: Etkinlik Sonrası İnceleme

Tebrikler: etkinliğinizden sağ çıktınız!

Ama bir saniye bekle. Daha bitmedi.

Hak ettiğiniz şekerleme için kanepeye yığılmadan önce, neyin iyi gittiğini ve bir dahaki sefere neyi daha iyi yapabileceğinizi görmek için etkinliğinizi değerlendirin.

Etkinliğinizin başarılı olup olmadığına nasıl karar vereceksiniz? Başarıyı kayıt yaptıranların veya katılanların sayısına göre mi ölçüyorsunuz, yoksa bu, gelir elde etmenize veya bağışlarda hedeflenen bir miktarı artırmanıza mı bağlı?

İlk etkinlik hedeflerinizi ve hedeflerinizi belirlediğinizde, başarınızı belirlemek için etkinliği nasıl değerlendireceğinizi de düşünmelisiniz. KYS bir üyelik yönetimi yazılım paketi kullanıyorsanız kayıt numaralarını ve ücretlerini kolayca takip edebilirsiniz.

Ancak etkinliğiniz, örneğin sessiz bir müzayedeyi takip etmeyi içeriyorsa, ayni olarak sunulan malları ve etkinlikte toplanan fonları belirlemek için etkinlik sonrası anket gibi bazı süreçleri uygulamaya koymanız gerekir .

Aynı şekilde, etkinliğinizin amacı farkındalık yaratmaksa, yine ilk hedeflerinize dayalı olarak çevrimiçi sosyal medya etkinliği ve bahsetmeleri ile çevrimdışı tanıtım hakkında karşılaştırmalı değerlendirme yapmanız ve veri toplamanız gerekir.

Katılımcı anketinizi geri alıp personelinizle görüştükten sonra kendinize sormanız gereken birkaç soru:

• Tahminlere karşı nasıl performans gösterdik? Bu, katılımcı sayısı tahmininiz, bütçeniz veya etkinlikle ilgili yaptığınız diğer herhangi bir tahmin olabilir. Hedefe ulaştıysanız, harika! Ancak değilse, bir dahaki sefere neyi daha iyi yapabileceğinizi gözden geçirin.
• Katılımcı geri bildirimi nasıldı? Bazı tek seferlik yorumlar silinebilir, ancak olumlu veya olumsuz birkaç kez ortaya çıkan bazı noktalar varsa, bunlar dikkate alınmaya değer.
• Ekibimiz nasıl performans gösterdi? Etkinliğinizi, size yardımcı olan herkes için harika bir geri bildirim oluşturucu olarak kullanabilir ve gelecekte belirli görevler için gönüllüler ayırabilirsiniz.
• Pazarlamamız nasıl oldu? Hangi faaliyetler en fazla ROI sağladı? Facebook’ta bir etkinlik oluştururken veya yerel basınla konuşurken hangisinin en iyi performansı gösterdiğini belirlemek, bir dahaki sefere hangi rotayı izleyeceğinize karar vermenize yardımcı olacaktır.

Doğru yazılımla, kaynaklarınızdan en iyi şekilde yararlanmak için etkinlik planlamanız kolaylaştırılabilir. Üyelik yenileme, bekleme listeleri, indirimler, erken kayıt, e-posta otomasyonu, QR kodları ve daha fazlası gibi özelliklerle Wild Apricot ile idari görevlere harcadığınız zamanı azaltın.