İyi Bir Konferans Planı Nedir?
İyi bir konferans planı ayrıntılıdır, ancak son derece düzenlidir ve takibi kolaydır. Açık hedefler, kilometre taşları ve bunlara ulaşmak için zaman çizelgeleri içerir. Konferans öncesinde, sırasında ve sonrasında yapmanız gereken her şeyi kapsar.
En önemlisi, bir konferans planı oluşturmak tek seferlik bir faaliyet değildir — düzenli olarak gözden geçirilmesi ve gerektiğinde güncellenmesi gereken ortak bir çabadır.
Planlamaya Başlamadan Önce
Konferansınızı gerçekten planlamaya başlamadan önce, vermeniz gereken birkaç temel karar ve tamamlamanız gereken görevler vardır:
1. Bir Ekip Oluşturun
Bu konferansın düzenlenmesinde kimler yer alacak? Kim neyden sorumlu olacak? Bu konferansı planlamak için zaman ayırabilecek yeterli personeliniz yoksa, bir gönüllü komitesi kurabilir misiniz?
2. Hedef Belirleyin
Bu konferansla ne elde etmeyi umuyorsunuz? Kaç katılımcı, yeni bağlantı veya yeni üye kazanmayı umuyorsunuz? Ne kadar gelir elde etmek istiyorsunuz?
3. Hedef Kitlenizi Belirleyin
Bu konferans kimin için? Kimler katılmakla ilgilenir ve bundan ne kazanırlar? Bu soruları yanıtlamak, konferansınızı daha iyi tanıtmanıza ve doğru türden bilet alıcılarını çekmenize yardımcı olacaktır.
4. Bir Tema ve Biçim Bulun
Konferansınızın mutlaka bir teması olması gerekmez, ancak her şeyi birbirine bağlamanıza ve uyumlu bir etkinlik düzenlemenize yardımcı olabilir. Temanız mevsimsel olabilir, güncel bir trendle veya sektörünüzdeki genel manzarayla ilgili olabilir.
Ayrıca konferansınızın formatını da düşünün. Yüz yüze mi, sanal mı yoksa hibrit mi olacak ? Kaç gün sürecek ve kaç seans sunacaksınız?
5. Bir Bütçe Geliştirin
Bu konferans için ne kadar para harcamanız gerekiyor? Maliyetlerinizin bir kısmını sponsorluklarla dengelemek mi istiyorsunuz? Nerede tasarruf edebilirsiniz ve nerede biraz daha harcamanız gerekiyor? (Örneğin, harika bir açılış konuşmacısı maliyetine fazlasıyla değecektir.)
Bir Konferans Planlarken Ekibinizin Motivasyonunu Nasıl Korursunuz?
Bir konferans planlamak büyük bir girişimdir ve genellikle bütün bir yıl sürebilir. Planlama komiteniz bu süreçten bunalmış, stresli ve hatta tükenmiş hissedebilir. İşte bunun olmadığından emin olmanıza yardımcı olacak birkaç ipucu:
- Herkese net işler verin ve beklentileri belirleyin
- Çok sayıda yönetilebilir mini hedef belirleyin ve mini görevler atayın
- Ekibinize misyon ve vizyonunuzun yanı sıra bu konferans için hedeflerinizi düzenli olarak hatırlatın
- Planlama sürecindeki en küçük başarıları bile paylaşın ve kutlayın
- Açık iletişimi sürdürün ve ekibinizin her an yardım ve rehberlik isteyebileceklerini bildiklerinden emin olun.
Başarılı Bir Konferans Planlamanın 17 Adımı:
Konferans Planlama Kontrol Listeniz
Şimdi lafı daha fazla uzatmadan başarılı bir konferans planlamak için atmanız gereken 17 adıma bir göz atalım. Bunlar, ne zaman tamamlanmaları gerektiğine göre kabaca kırılmıştır. Bu kontrol listesini bir kılavuz olarak kullanın, ancak nihayetinde kendi zaman çizelgeniz ekibinizin büyüklüğünün yanı sıra konferansınızın boyutuna ve biçimine bağlı olacaktır.
Haydi dalalım!
Konferanstan 9-12 Ay Önce
1. Bir Yer Ayırın
Yüz yüze veya karma bir konferans düzenliyorsanız, bir yer bulmak bir numaralı önceliğiniz olmalıdır. Mekanla başlayın ve tersinin aksine, müsaitlik durumuna göre konferans tarihlerinizi seçin. Bu, konferans için hedeflerinize ve vizyonunuza uyan bir şey bulacağınızı garanti edecektir.
Bir mekan ararken aşağıdakileri göz önünde bulundurun:
- Konferansınızın boyutu (Kaç katılımcı bekliyorsunuz?)
- Etkinliğinizin formatı (Aynı anda kaç seans olacak? Kaç odaya ihtiyacınız olacak? Katılımcılar nerede birbirleriyle ağ kurma şansı bulacak?)
- Konferansınızın teması (Mümkünse onu yansıtan bir mekan bulun.)
Bir mekan için rezervasyon yaparken, ek ücretler ve düzenlemeler, erişilebilirlik ve şehir dışından katılımcılar için olası konaklama yerleri hakkında bilgi almayı unutmayın.
2. Tarihleri Onaylayın
Bir yer seçtikten sonra, konferansınızın tarihini/tarihlerini kesinleştirmek için onlarla birlikte çalışın. Sonraki adımlarda yer alan herkesle bu tarihi paylaşmanız gerekeceğinden bunu mümkün olan en kısa sürede yapın.
3. Bir Ana Plan Oluşturun
Konferansın 1. Gününden başlayarak, geriye doğru çalışın ve yapılması gereken her bir görevi, son tarihini ve onu tamamlamaktan kimin sorumlu olduğunu listeleyin. Bu kontrol listesini bir başlangıç noktası olarak kullanın ve daha fazla ayrıntıyla doldurun; hiçbir görev ana plana dahil edilemeyecek kadar küçük değildir. Bu planı dahil olan herkesle paylaşın, düzenli olarak ona bakın ve gerektiğinde güncelleyin.
4. Teknolojinizi Seçin
Konferansınız sanal veya karma olacaksa, kesinlikle bir konferans platformuna ihtiyacınız olacak — sanal konuklarınızın oturumlara katılacağı ve sizinle ve birbirinizle etkileşime geçeceği yer burasıdır.
Düzenlediğiniz konferansın türü ne olursa olsun, aşağıdakiler gibi birkaç başka araca da ihtiyacınız olacak:
- Bir web sitesi oluşturucu
- Etkinlik kayıt yazılımı
- Katılımcılarınızı takip edeceğiniz ve onlarla iletişim kuracağınız bir müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) sistemi
- Son teslim tarihlerini, konuşmacıları, tedarikçileri, bütçeyi vb. takip etmek için bir proje yönetim aracı.
Konferanstan 6-9 Ay Önce
5. Konuşmacı Bul
İlham veren ve bilgili konuşmacılar çok talep görüyor, bu yüzden onlara mümkün olduğunca erken ulaşın. Harika konuşmacılar, konferansınızı tanıtmanıza ve daha fazla katılımcı çekmenize yardımcı olacaktır. Ve bu sadece insanların onlardan bir şeyler öğrenmeye can attığı için değil, herkesin onlarla ağ kurmak için bir fırsat istediği için.
Sektörünüzde, kuruluşunuzun kendi ağında veya yerel bağlantılarınızdaki uzmanları arayın. Yardıma ihtiyacınız varsa, Ulusal Konuşmacı Bürosu başlamak için iyi bir yerdir.
Devamını Okuyun: Etkinlikleriniz İçin Bir Konuşmacı Bulmanın En İyi 6 Yolu
6. Sponsor ve Katılımcı Bulun
Bir konferansa ev sahipliği yapmak pahalı bir girişimdir ve bir sponsor (veya birkaç tane) bulmak gerçekten maliyetleri düşürmeye yardımcı olabilir. Ayrıca, tanınmış ve güvenilir bir şirket tarafından desteklenen bir konferansa insanların katılma olasılığı daha yüksektir.
Sponsor için değerleri doğrultusunda hareket etmek, markasını yeni izleyicilerin önüne çıkarmak ve yeni müşteriler çekmek için harika bir fırsat. Karşılıklı yarar sağlayan bu ortaklık, gelecekte işbirliği için daha birçok fırsatın olduğu uzun vadeli bir ilişkinin başlangıcı olabilir.
Potansiyel sponsorlara ulaşırken, değerleri sizinkilerle örtüşen ve misyon ve vizyonunuzu destekleyen şirketler aradığınızdan emin olun.
Konferansınızı katılımcılara da açmak isteyebilirsiniz — bunlar, bir stant kurma ve katılımcılarınızla etkileşim kurma izni karşılığında size bir ücret ödeyecek veya hizmetlerini sunacak şirketlerdir.
Daha Fazlasını Okuyun: Nasıl Sponsorluk Alınır
7. Marka Geliştirme
Markalama, potansiyel bilet alıcılarının konferansınızla ilgili bilgilerle karşılaştıklarında nasıl hissedeceklerini etkiler. Konferans adınız, sloganınız, logonuz, renk paletiniz, mesajlarınız ve görselleriniz gibi şeyleri içerir. Katılımcıları çekmek için bu şeylerin benzersiz, uyumlu ve ilham verici olması gerekir.
Konferansınızın temasına ve hedeflerinize dayalı beyin fırtınası yapmak için zaman ayırın. Grafikler ve diğer marka öğeleri oluşturmanıza yardımcı olması için bir fotoğrafçı ve grafik tasarımcı tutmanız gerekebilir. Bunları web sitenizde, davetiyelerinizde, biletlerinizde, etkinlik programınızda ve tüm promosyon malzemelerinizde kullanacaksınız.
Daha Fazlasını Okuyun: Markalaşmaya Yönelik Nihai Kılavuz
Konferanstan 3-6 Ay Önce
8. Markalı Ürünler Sipariş Edin
Konferans katılımcıları ücretsiz şeyleri sever ve çoğu bir çeşit hediye çantası almayı bekler. Hangi yağma ürünlerini sipariş edeceğinizi seçerken, sektörünüzle ilgili ve misafirlerinizin gerçekten kullanacağı şeyleri seçin. Marka öğeleriniz tamamlanır tamamlanmaz bunları sipariş edin — paradan tasarruf etmenin ve konferans öncesi stresi azaltmanın en iyi yolu budur.
Ayrıca sponsor(lar)ınıza promosyon çantalarına herhangi bir promosyon ürünü eklemek isteyip istemediklerini sormayı unutmayın.
Bu noktada ayrıca gönüllüler için tişört, boyunluk ve yaka kartı, tabela ve diğer markalı etkinlik malzemeleri siparişi verebilirsiniz.
9. Tedarikçi Bulun
Bazı etkinlik mekanları, şirket içi çalışanların yemek, güvenlik, mobilya, A/V ve Wi-Fi gibi şeylerle ilgilenmesini sağlayacaktır. Değilse, harici tedarikçiler kiralamanız ve bunları getirmek için mekandan izin almanız gerekir. Konferansınızın tarihlerinde uygun olduklarından emin olmak için onları erken bulun ve ayırtın.
10. Gönüllüleri İşe Alın
Konferans sırasında aşağıdaki gibi şeylerle ne kadar desteğe ihtiyacınız olacağını hesaplayın:
- Otopark
- Vestiyer
- Katılımcı girişi
- yön bulma
- Konuşmacıları yönetme
- katılımcıları yönetme
- Kurulum ve sökme
Bu ve diğer küçük görevler için gönüllüler almak, konferansınızın sorunsuz ilerlemesini ve misafirlerinizin olumlu bir deneyim yaşamasını sağlayacaktır .
Gönüllü bulmak için kuruluşunuzun mevcut topluluğuna bakın, sektörünüzle ilgili yerel lise sonrası programlarınızda reklam yapın ve web sitenizde ve sosyal medyada açık pozisyonlar yayınlayın.
İhtiyaç duyacağınızı tahmin ettiğinizden daha fazla gönüllü topladığınızdan emin olun, çünkü bunlardan bazıları muhtemelen konferanstan önceki günlerde ayrılacaktır.
11. Tanıtıma Başlayın
İnsanların bilet almaya başlayabilmesi için bir web sitesi ve kayıt sayfası oluşturun . Konferanstan yaklaşık iki ay önce erken dönem fiyatlarının reklamını yapmaya başlayabilirsiniz.
Konferansı web sitenizde, e-postalarınızda ve sosyal medyada tanıtın. Bir basın bülteni gönderin ve yerel gazetelerde ve radyoda medyada yer almaya çalışın. İdeal kitlenizi hedefleyen dijital ve sosyal medya reklamları için ödeme yapmayı düşünün. Daha fazla insanı katılmaya ikna etmek için özel fırsatlar, eşantiyonlar ve kayıt ödülleri sunmayı da unutmayın.
Devamını Okuyun: Etkinlik Mesajınızı Almak İçin 5 İpucu
Konferanstan 1 Ay Önce
12. Konferans Takvimini Sonlandırın
Bu noktada, tüm konuşmacılarınız ve etkinlikleriniz sonlandırılmalıdır, bu nedenle konferans programınızı oluşturmanın zamanı geldi. Katılımcılar için etkinliğin başında dağıtılacak bir program oluşturun. Bu programı dijital olarak da kullanılabilir hale getirin.
Diğer herkes için – konuşmacılar, personeliniz, mekan personeli, tedarikçiler ve gönüllüler – takip etmesi kolay ve gerekli tüm ayrıntıları içeren bir ana program oluşturun. Herhangi bir terslik olması durumunda haberdar edilmesi gereken kilit kişilerin iletişim bilgilerini eklediğinizden emin olun.
13. Ekip, Gönüllüler, Konuşmacılar ve Mekanla Görevleri Sonlandırın
Bir ana program almanın yanı sıra, perde arkasında yer alan herkesin temel görev ve sorumluluklarını özetleyen özelleştirilmiş bir belge alması gerekir. Bu, herkesin kendilerinden ne beklendiğini, nerede ve ne zaman olmaları gerektiğini ve konferansın sorunsuz ilerlemesi için ne yapmaları gerektiğini bilmesini sağlamaya yardımcı olacaktır.
Konferanstan 1 Hafta Önce
14. Hatırlatıcı Gönderme ve Check-In
Tüm katılımcılara e-posta hatırlatıcıları gönderin. Web sitenizde bir SSS yayınlayın ve herhangi bir soruları veya endişeleri olması durumunda iletişim bilgilerinizi verin.
Ekibiniz, konuşmacılar ve gönüllülerle görüşün — herkesin büyük günden önce kendini hazır hissettiğinden ve ihtiyaç duyduğu her şeye sahip olduğundan emin olun.
Konferanstan 1 Gün Önce
15. Son Takım Check-In ve Santra
Etkinlikten bir gün önce, herkesin nasıl olduğunu görmek, son endişeleri gidermek veya son dakika değişikliklerini iletmek için ekiple bir kez daha görüşün.
Konferans sırasında
16. Konferans Yönetimi
Konferansın organizatörü olarak, herhangi bir sorunla karşılaşmaları durumunda ekibinizin yanında olmak dışında, konferansın tüm süresi boyunca herhangi bir fiili göreviniz olmamalıdır.
Hibrit bir konferansa ev sahipliği yapıyorsanız, özel bir ekibin etkinlikleri canlı yayınlaması ve sanal katılımcılarla etkileşim kurması gerekir.
Kuruluşunuzdaki iletişimden sorumlu bir kişinin etkinlikteki ve sosyal medyadaki etkileşimi izlemesi gerekir. Konferansınız çok günlük bir etkinlikse, katılımcıların öne çıkanları hatırlamasına ve bir sonraki güne geçiş yapmasına yardımcı olmak için e-posta yoluyla günlük özetler de gönderebilirler.
Konferanstan Sonra
17. Takip ve Analiz
Başarılı bir konferansa ev sahipliği yaptığınız için kendinizi tebrik edin! Ancak, iş henüz bitmedi. Bitirmek için yapmanız gereken birkaç şey:
- Tüm katılımcılara katıldıkları için teşekkür etmek üzere bir takip e-postası gönderin ve onları bir anketi doldurmaya davet edin .
- Yardımları için onlara teşekkür etmek için sponsorları, konuşmacıları ve gönüllüleri takip edin.
- Hedeflerinize ulaşıp ulaşmadığınızı görmek için katılım sayılarını, geliri, etkileşim oranını ve diğer ölçümleri analiz edin.
- Neyin iyi gittiğini ve bir dahaki sefere neyi daha iyi yapacağınızı tartışmak için ekibinizle bir ölüm sonrası toplantısı düzenleyin.
- Yaklaşan diğer etkinlikler, hizmetler, üyelikler vb. hakkında hatırlatmak için tüm katılımcılarla iletişim halinde olun.
Konferans Planlamasını Kolaylaştırın
Konferans planlaması, özellikle teknoloji tarafında birçok hareketli parça içerir – bir web sitesi oluşturmanız, bir kayıt sayfası oluşturmanız, ödemeleri işleme koymanız, bir CRM’de katılımcıları izlemeniz ve onlara düzenli güncellemeler ve hatırlatıcılar göndermeniz gerekir.
Tabii ki, bu görevlerin her biriyle ilgilenecek ayrı araçlar arayabilirsiniz, ancak bu, özellikle farklı araçlar birbiriyle entegre olmazsa, çok pahalı ve sıkıcı olabilir.
Üyelik yönetimi yazılımı gibi hepsi bir arada bir çözüme yatırım yapmak çok daha iyi bir seçenek olacaktır. Yukarıda belirtilen tüm görevleri yerine getirebilen ve saatlerce süren manuel çalışmalardan (gereksiz masraflardan bahsetmiyorum bile) tasarruf etmenize yardımcı olan tek bir araçtır.
Kongre Yönetim Sistemi KYS, piyasadaki bir numaralı etkinlik yönetim yazılımı olmaktan gurur duyuyoruz. Kâr amacı gütmeyen kuruluşların etkinlikleri planlamasına ve yürütmesine düzenli olarak yardımcı oluyoruz ve ayrıca etkinlik bittikten sonra topluluklarıyla etkileşim kuruyoruz.
Daha fazlasını öğrenmek istiyorsanız, ücretsiz sürümü başlatın ve KYS’nin sizin için uygun olup olmadığına bakın.
Konferansınızda bol şanslar!