İyi Bir Konferans Planı Nedir?
İyi bir konferans planı ayrıntılıdır, ancak son derece düzenlidir ve takibi kolaydır. Açık hedefler, kilometre taşları ve bunlara ulaşmak için zaman çizelgeleri içerir. Konferans öncesinde, sırasında ve sonrasında yapmanız gereken her şeyi kapsar.
En önemlisi, bir konferans planı oluşturmak tek seferlik bir faaliyet değildir — düzenli olarak gözden geçirilmesi ve gerektiğinde güncellenmesi gereken ortak bir çabadır.
Planlamaya Başlamadan Önce
Konferansınızı gerçekten planlamaya başlamadan önce, vermeniz gereken birkaç temel karar ve tamamlamanız gereken görevler vardır:
1. Bir Ekip Oluşturun
Bu konferansın düzenlenmesinde kimler yer alacak? Kim neyden sorumlu olacak? Bu konferansı planlamak için zaman ayırabilecek yeterli personeliniz yoksa, bir gönüllü komitesi kurabilir misiniz?
2. Hedef Belirleyin
Bu konferansla ne elde etmeyi umuyorsunuz? Kaç katılımcı, yeni bağlantı veya yeni üye kazanmayı umuyorsunuz? Ne kadar gelir elde etmek istiyorsunuz?
3. Hedef Kitlenizi Belirleyin
Bu konferans kimin için? Kimler katılmakla ilgilenir ve bundan ne kazanırlar? Bu soruları yanıtlamak, konferansınızı daha iyi tanıtmanıza ve doğru türden bilet alıcılarını çekmenize yardımcı olacaktır.
4. Bir Tema ve Biçim Bulun
Konferansınızın mutlaka bir teması olması gerekmez, ancak her şeyi birbirine bağlamanıza ve uyumlu bir etkinlik düzenlemenize yardımcı olabilir. Temanız mevsimsel olabilir, güncel bir trendle veya sektörünüzdeki genel manzarayla ilgili olabilir.
Ayrıca konferansınızın formatını da düşünün. Yüz yüze mi, sanal mı yoksa hibrit mi olacak ? Kaç gün sürecek ve kaç seans sunacaksınız?
5. Bir Bütçe Geliştirin
Bu konferans için ne kadar para harcamanız gerekiyor? Maliyetlerinizin bir kısmını sponsorluklarla dengelemek mi istiyorsunuz? Nerede tasarruf edebilirsiniz ve nerede biraz daha harcamanız gerekiyor? (Örneğin, harika bir açılış konuşmacısı maliyetine fazlasıyla değecektir.)
Başarılı Bir Konferans Planlamanın 17 Adımı: Konferans Planlama Kontrol Listeniz
Şimdi lafı daha fazla uzatmadan başarılı bir konferans planlamak için atmanız gereken 17 adıma bir göz atalım. Bunlar, ne zaman tamamlanmaları gerektiğine göre kabaca belirlenmiştir. Bu kontrol listesini sizle birlikte ayrıntılı bir şekilde hazırlayarak etkinliğinizin başarısını arttıralım.
Konferanstan 9-12 Ay Önce
1. Bir Yer Ayırın
Yüz yüze veya karma bir konferans düzenliyorsanız, bir yer bulmak bir numaralı önceliğiniz olmalıdır. Mekanla başlayın ve tersinin aksine, müsaitlik durumuna göre konferans tarihlerinizi seçin. Bu, konferans için hedeflerinize ve vizyonunuza uyan bir şey bulacağınızı garanti edecektir.
Bir mekan ararken aşağıdakileri göz önünde bulundurun:
- Konferansınızın boyutu (Kaç katılımcı bekliyorsunuz?)
- Etkinliğinizin formatı (Aynı anda kaç seans olacak? Kaç odaya ihtiyacınız olacak? Katılımcılar nerede birbirleriyle ağ kurma şansı bulacak?)
- Konferansınızın teması (Mümkünse onu yansıtan bir mekan bulun.)
- Bir mekan için rezervasyon yaparken, ek ücretler ve düzenlemeler, erişilebilirlik ve şehir dışından katılımcılar için olası konaklama yerleri hakkında bilgi almayı unutmayın.
2. Tarihleri Onaylayın
Bir yer seçtikten sonra, konferansınızın tarihini/tarihlerini kesinleştirmek için onlarla birlikte çalışın. Sonraki adımlarda yer alan herkesle bu tarihi paylaşmanız gerekeceğinden bunu mümkün olan en kısa sürede yapın.
3. Bir Ana Plan Oluşturun
Konferansın 1. Gününden başlayarak, geriye doğru çalışın ve yapılması gereken her bir görevi, son tarihini ve onu tamamlamaktan kimin sorumlu olduğunu listeleyin. Bu kontrol listesini bir başlangıç noktası olarak kullanın ve daha fazla ayrıntıyla doldurun; hiçbir görev ana plana dahil edilemeyecek kadar küçük değildir. Bu planı dahil olan herkesle paylaşın, düzenli olarak ona bakın ve gerektiğinde güncelleyin.
4. Teknolojinizi Seçin
Konferansınız sanal veya karma olacaksa, kesinlikle bir konferans platformuna ihtiyacınız olacak — sanal konuklarınızın oturumlara katılacağı ve sizinle ve birbirinizle etkileşime geçeceği yer burasıdır.
Düzenlediğiniz konferansın türü ne olursa olsun, aşağıdakiler gibi birkaç başka araca da ihtiyacınız olacak:
- Bir web sitesi oluşturun
- Etkinlik kayıt yazılımı
- Katılımcılarınızı takip edeceğiniz ve onlarla iletişim kuracağınız bir müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) sistemi
- Son teslim tarihlerini, konuşmacıları, tedarikçileri, bütçeyi vb. takip etmek için bir proje yönetim aracı.
Konferanstan 6-9 Ay Önce
5. Konuşmacı Bul
İlham veren ve bilgili konuşmacılar çok talep görüyor, bu yüzden onlara mümkün olduğunca erken ulaşın. Harika konuşmacılar, konferansınızı tanıtmanıza ve daha fazla katılımcı çekmenize yardımcı olacaktır. Ve bu sadece insanların onlardan bir şeyler öğrenmeye can attığı için değil, herkesin onlarla ağ kurmak için bir fırsat istediği için.
Sektörünüzde, kuruluşunuzun kendi ağında veya yerel bağlantılarınızdaki uzmanları arayın. Yardıma ihtiyacınız varsa, Ulusal Konuşmacı Bürosu başlamak için iyi bir yerdir.
Devamını Okuyun: Dernek Etkinlikleriniz İçin Bir Konuşmacı Bulmanın En İyi 6 Yolu
6. Sponsor ve Katılımcı Bulun
Bir konferansa ev sahipliği yapmak pahalı bir girişimdir ve bir sponsor (veya birkaç tane) bulmak gerçekten maliyetleri düşürmeye yardımcı olabilir. Ayrıca, tanınmış ve güvenilir bir şirket tarafından desteklenen bir konferansa insanların katılma olasılığı daha yüksektir.
Sponsor için değerleri doğrultusunda hareket etmek, markasını yeni izleyicilerin önüne çıkarmak ve yeni müşteriler çekmek için harika bir fırsat. Karşılıklı yarar sağlayan bu ortaklık, gelecekte işbirliği için daha birçok fırsatın olduğu uzun vadeli bir ilişkinin başlangıcı olabilir.
Potansiyel sponsorlara ulaşırken, değerleri sizinkilerle örtüşen ve misyon ve vizyonunuzu destekleyen şirketler aradığınızdan emin olun.
Konferansınızı katılımcılara da açmak isteyebilirsiniz — bunlar, bir stant kurma ve katılımcılarınızla etkileşim kurma izni karşılığında size bir ücret ödeyecek veya hizmetlerini sunacak şirketlerdir.
Daha Fazlasını Okuyun: Nasıl Sponsorluk Alınır: Eksiksiz Kılavuz
7. Marka Geliştirme
Markalama, potansiyel bilet alıcılarının konferansınızla ilgili bilgilerle karşılaştıklarında nasıl hissedeceklerini etkiler. Konferans adınız, sloganınız, logonuz, renk paletiniz, mesajlarınız ve görselleriniz gibi şeyleri içerir. Katılımcıları çekmek için bu şeylerin benzersiz, uyumlu ve ilham verici olması gerekir.
Konferansınızın temasına ve hedeflerinize dayalı beyin fırtınası yapmak için zaman ayırın. Grafikler ve diğer marka öğeleri oluşturmanıza yardımcı olması için bir fotoğrafçı ve grafik tasarımcı tutmanız gerekebilir. Bunları web sitenizde, davetiyelerinizde, biletlerinizde, etkinlik programınızda ve tüm promosyon malzemelerinizde kullanacaksınız.
Daha Fazlasını Okuyun: Kâr Amacı Gütmeyen Markalaşmaya Yönelik Nihai Kılavuz
Customer Benefits
Catalysts for change before fully tested markets are maintain wireless scenarios after intermandated applications predominate revolutionary.
- We use the latest diagnostic equipment
- We are a member of Professional Service
- Automotive service our clients receive
Our Services
Download
- Our Brochures Download
- Our Brochures Download
