Son iki yılda, giderek daha fazla kuruluş sanal etkinliklere ve konferanslara geçiş yaptı. Artık binlerce katılımcıyı sanal ortamda ağırlarken onlara değerli, ilgi çekici ve unutulmaz deneyimler yaşatacak teknolojiye sahibiz.
Bu harika bir haber çünkü sanal etkinlikler daha ucuz, organize edilmesi daha kolay ve konukların katılması genellikle daha kolay.
Sanal bir konferans düzenlemeyi düşünüyorsanız okumaya devam edin. Başarılı bir sanal konferans planlamak ve yürütmek için bilmeniz gereken her şeyi gözden geçireceğiz. Ayrıca biraz sanal konferans platformlarından bahsedeceğiz ve hatta en iyi seçimlerimizi paylaşacağız.
Hadi bir bakalım!
Sanal Konferans Nedir?
Bazı yönlerden, sanal bir konferans yüz yüze bir konferansa benzer; katılımcılar oturumlara gelir, sektörleri hakkında yeni bir şeyler öğrenir, ilham alır ve yeni bağlantılar kurmak için birbirleriyle iletişim kurar.
Diğer bir deyişle, bu olayın sanal alanda gerçekleşmesi tüm farkı yaratıyor. Yüz yüze konferanslardan farklı olarak, insanlar dünyanın her yerinden katılabilir ve genellikle etkinliğe aktif olarak katılma konusunda daha az engelle karşılaşır.
Sanal Konferansın Temel Özellikleri
Değerli ve ilgi çekici bir sanal konferans tipik olarak şunları içerir:
- İlham verici bir konuşmayla etkinliğin gidişatını belirleyen bir açılış konuşmacısı
- Eğitim oturumları , panel tartışmaları, atölye çalışmaları ve gösteriler
- Katılımcılara daha küçük gruplar halinde ağ kurma ve etkileşim kurma fırsatı sunan ara odaları
- Anlık mesajlaşma, bire bir görüntülü sohbet, katılımcı dizini, temalı sohbet odaları ve forum tartışmaları yoluyla diğer ağ oluşturma fırsatları
- Sanal happy hour veya after party gibi gün sonu/konferans etkinlikleri
- Özellikle konferansın çok sayıda sponsoru varsa, sanal bir sergi veya ticaret fuarı
- En aktif katılımcılar için ödüllerle oyun benzeri bir deneyim
- Eşantiyonlar, yarışmalar, eğlence, yağma çantalar vb. gibi diğer eğlenceli unsurlar.
Neden Çevrimiçi Bir Konferansa Ev Sahipliği Yapmalısınız?
Sanal bir çevrimiçi konferansa ev sahipliği yapmanın hem siz hem de misafirleriniz için birçok avantajı vardır.
Katılımcılarınız için:
- Daha önce de belirttiğimiz gibi, nerede yaşarlarsa yaşasınlar konferansınıza katılabilirler.
- Birçoğu sanal konferansları çok daha uygun buluyor
- Son derece kişiselleştirilmiş bir program ve deneyim düzenleyebilirler
- Herhangi bir zamanlama çakışması yaşarlarsa, oturum kayıtlarını istedikleri zaman izleyebilirler.
- Sohbetler, ağ oluşturma oturumları, Soru-Cevap, anketler ve yoklamalar aracılığıyla kuruluşunuzla ve diğer katılımcılarla etkileşim kurmak için daha birçok fırsat elde ederler.
- Yüz yüze etkinliklerin aksine, ağ oluşturma yalnızca kendilerine en yakın kişilerle gerçekleşmez; ortak ilgi alanlarına sahip kişiler için katılımcı dizinini arayabilir ve konuşmak istedikleri kişiye doğrudan mesaj gönderebilirler.
Kuruluşunuz için:
- İnsanlar dünyanın her yerinden katılabildiği ve mekan kapasitesi sınırı olmadığı için daha fazla bilet satabilirsiniz.
- Çok uygun maliyetli bir seçenek çünkü bir mekan kiralamanız veya yüz yüze bir etkinliğe ev sahipliği yapmakla ilgili diğer masrafları ödemeniz gerekmiyor.
- Organize etmek yüz yüze bir konferanstan çok daha kolaydır
- Katılımcılarınızla iletişim kurmak ve onlarla konferansın ötesinde kuruluşunuza nasıl dahil olabilecekleri hakkında konuşmak için daha fazla fırsat var.
Bir Sanal Konferansa Nasıl Ev Sahipliği Yaparsınız?
Sanal bir konferansa ev sahipliği yapmanın bazı yönleri yüz yüze bir konferansa ev sahipliği yapmaya benzer. Örneğin, yine de açılış sayfaları oluşturmanız, çevrimiçi kayıtlar oluşturmanız, ödemeleri kabul etmeniz, sponsorları güvence altına almanız, konuşmacılar bulmanız ve etkinliğinizi tanıtmanız gerekecek.
Ancak, yüz yüze konferanslardan farklı olarak, gerçek etkinlik fiziksel bir mekandan ziyade sanal bir alanda gerçekleşecektir. Bunun için sanal bir konferans platformuna ihtiyacınız olacak.
Sanal Konferans Platformu Nedir?
Sanal konferans platformu, video konferans ve web semineri yeteneklerini , katılımcıları meşgul eden ve eğlendiren diğer sanal etkinlik öğeleriyle birleştiren bir yazılım aracıdır . Web sitesi ve/veya mobil uygulama şeklindeki bu platform, konuklarınızın “takılacağı” sanal alan olacaktır.
Çevrimiçi Konferanslar İçin Bir Platformda Aranacak Özellikler
En iyi sanal konferans platformları, etkinliğinizle ilgili neredeyse her şeyi halleden hepsi bir arada bir çözüm sunar. Aranacak ortak özellikler şunları içerir:
- Anketler, anketler ve Soru-Cevap gibi katılımcı etkileşimi özellikleriyle tamamlanan güçlü video konferans ve web semineri araçları
- Ara odası özellikleri
- Katılımcı dizini ve tartışma forumları gibi ağ işlevleri
- Açılış sayfaları, e-postalar ve sanal “takılma” alanları oluşturmanın ve özelleştirmenin bir yolu
- Etkinlik içgörüleri ve analizleri
- Üyelik yönetimi yazılımınız gibi diğer araçlarla entegrasyon
- Hem siz hem de misafirleriniz için teknik destek hattı
En İyi Sanal Konferansa Ev Sahipliği Yapmanın 9 Adımı
Sanal bir konferans planlamak çok büyük bir iştir ve biraz bunaltıcı olabilir. En iyi sanal etkinliği kolaylıkla ve güvenle düzenlemenize yardımcı olmak için süreci dokuz basit adıma ayırdık.
1. Hedefleri Tanımlayın
Bu sanal konferansla neyi başarmak istediğinizi tanımlayarak başlayın. Bu, aşağıdaki gibi şeyler olabilir:
- X tutarında gelir elde edin
- X yeni etkinlik katılımcısının ilgisini çekin
- Kuruluşunuz için X yeni üyeyle oturum açın
- Marka bilinirliğini artırın
- Kendi alanınızda kuruluşunuzun otoritesini oluşturun
Aynı şekilde, katılımcılarınızın konferanstan ne elde etmesini istediğinizi düşünün. Daha sonra etkinliğinizi daha iyi planlamak ve tanıtmak için bu fikirleri kullanabilirsiniz. İşte birkaç örnek:
- Sektörleri hakkında değerli bilgiler öğrenin
- Ağ kurun ve yeni ilişkiler kurun
- Anlamlı konuşmalara katılın ve yeni fikirler üretin
2. KPI’ları ve Başarı Metriklerini Belirleyin
Ardından, hedeflerinize ulaşıp ulaşmadığınızı nasıl ölçeceğinizi düşünün. Bunu yapmanın yaygın bir yolu, temel performans göstergelerine (KPI) bakmaktır. İzleyebileceğiniz KPI’lara birkaç örnek:
- Katılımcı sayısı (yeni ve geri gelen konukları takip ettiğinizden emin olun)
- Katılımcı katılımı (tartışma forumu trafiği, Soru-Cevap oturumları sırasında sorulan soru sayısı, anketlere ve anketlere katılan katılımcıların yüzdesi vb. aracılığıyla izlenebilir)
- Katılımcı geri bildirim puanı (bunu belirlemek için bir etkinlik sonrası anketi çalıştırın)
- Yeni üye sayısı
- Elde edilen gelir miktarı
- Yatırım getirisi (ne kadar gelir elde ettiğinize karşılık ne kadar harcadığınız)
3. Bir Zaman Çizelgesi Oluşturun
Sanal konferansınızın açılış tarihinden başlayarak, ulaşmanız gereken önemli teslim tarihlerini ve kilometre taşlarını belirlemek için geriye doğru çalışın. Bunlar, aşağıdaki gibi şeyler için son tarihler içerebilir:
- Hoparlörleri sabitleme
- Sponsorları güvence altına almak
- Sanal bir konferans platformu seçme
- Kayıt sayfaları oluşturma
- Promosyon malzemeleri tasarlamak
- davetiye gönderme
4. Bir Bütçe Oluşturun
Sanal bir konferansa ev sahipliği yapmanın en güzel yanı, bir mekan için ödeme yapmanıza gerek olmamasıdır. Ancak, karşılamanız gereken başka masraflar da var. Şimdi ne kadar harcayabileceğinize karar verin ve onu neye harcayacağınızı belirleyin.
Ne için ödeme yapıyor olabileceğinize dair birkaç örnek:
- Bir sanal konferans platformu ve diğer yazılım araçları
- Konuşmacı ve eğlence ücretleri
- Etkinliğinizi pazarlamak (örneğin, ücretli reklamcılık)
- Fiziksel yağma çantalar
- Katılımcıların yemek siparişi verebilmesi için yiyecek ve içecek kuponları
5. Takımınızı Kurun
Etkinliği düzenlemenize kimin yardım edeceğini belirleyin ve belirli roller atayın. Yüz yüze bir etkinlik için büyük olasılıkla çok sayıda gönüllüye ihtiyacınız olmayacak, ancak kullanabileceğiniz belirli bir teknik beceriye sahip olup olmadığına bakın (örneğin, grafik tasarım veya sosyal medya yönetimi).
Ayrıca, katılımcıların etkileşimde bulunacağı her sanal alan için moderatörler atamak ve her şeyin doğru çalışıp çalışmadığını kontrol etmek için ekili izleyici üyeleri atamak da iyi bir fikirdir.
6. Sanal Konferans Platformunuzda Etkinlik Kurun
Bu noktada etkinliğiniz şekilleniyor olmalı ve sanal konferans platformunuzda oluşturmaya başlayabilirsiniz. Şunlara dikkat edin:
- İniş, kayıt ve onay sayfaları oluşturma
- Onay e-postaları ve hatırlatıcılar hazırlamak
- Bir etkinlik programı oluşturma ve oturum bilgilerini girme
- Aldığınız konuşmacı ve sponsor bilgilerini güncelleme
- Buz kırıcılar ve konuşma istemleriyle ağ oluşturma alanları oluşturma ve doldurma
7. İçeriğin Haritasını Çıkarın
Konuşmacılarınız rezerve edildi ve oturumlarının her birine harika içerikler getiriyorlar, ancak yine de düşünmeniz gereken pek çok başka içerik var. Bu, izleyicilerinize en değerli deneyimi yaşatmak için etkinlik öncesinde, sırasında ve sonrasında onlarla paylaşacaklarınızı içerir.
Şimdi aşağıdaki gibi şeyler tasarlamanın zamanı geldi:
- Kuruluşunuzdan giriş ve kapanış konuşmaları ile her bir oturumun moderatöründen kısa mesajlar
- Sosyal medya, ücretli reklam, basın vb. için tanıtım içerikleri
- Promosyon e-postaları ve web sitesi içeriği
- Sponsorlarınızı öne çıkarmaya yardımcı olmak için hangi bilgileri paylaşacaksınız?
- Katılımcılarınızla hangi ek kaynakları paylaşacaksınız?
- Etkinlik sona erdikten sonra kampanyalar düzenleyin, böylece katılımcıları meşgul edebilir ve potansiyel olarak onları üyelere dönüştürebilirsiniz
8. Sanal Etkinlik Ana Planı Oluşturun
Sanal konferansınızla canlı yayına geçtiğinizde amaç, her şeyin aksamadan devam etmesini sağlamaktır. Bunun gerçekleşmesine yardımcı olmak için büyük gün (veya birkaç gün) için bir ana plan oluşturun.
Programları, önemli yapılacak işleri, atanan rolleri ve talimatları ekleyin. En önemlisi, sorunlarla karşılaşmayı önceden tahmin etmeye çalışın (en azından birkaçıyla neredeyse kesinlikle karşılaşacaksınız) ve sorun giderme talimatları ve acil durum planları oluşturun.
Bu ana planı tek bir belgeye koyun ve dahil olan herkesin buna erişimi olduğundan emin olun.
9. Olay Sonrası Analiz
Sanal konferansınız sona erdiğinde, tüm katılımcılara bir anket gönderdiğinizden emin olun ve onlardan geri bildirim isteyin. Gelecekte başka bir sanal konferans düzenlemeye karar verirseniz, bu bilgiler çok önemli olacaktır.
Son olarak, ekibinizle bir araya gelin ve her şeyin nasıl gittiğini, neyin iyi gittiğini, neyin yaramadığını ve bir dahaki sefere nelerin değiştirilmesi gerektiğini tartışın.
Başarılı Bir Sanal Konferans İçin 20 Fikir
6 Sanal Deneyim Fikri
Nihai hedefiniz keyifli, değerli ve olabildiğince sorunsuz çalışan bir sanal konferans deneyimi yaratmaktır. İşte bunu yapmanın birkaç yolu:
1. Kullanıcı dostu bir kayıt işlemi oluşturun . Buradaki amacınız, tüm deneyimi hızlı, basit ve keyifli hale getirmektir. Platformunuz izin veriyorsa, bir self-servis modeli benimseyin ve katılımcılarınızın kayıtlarını kendi başlarına tamamlamasına, değiştirmesine veya iptal etmesine izin verin. Aksi takdirde, yardıma ihtiyaç duymaları halinde sizinle hızlı ve kolay bir şekilde iletişim kurabileceklerinden emin olun.
2. Konferans başlamadan önce düzenli iletişim gönderin . Konferans platformunuza nasıl erişeceğinize ve kullanacağınıza ilişkin talimatların yanı sıra hatırlatıcılar gönderin. Konferans başlamadan önce katılımcılara sorunları giderme fırsatı verdiğinizden emin olun.
3. Etkinlikten çok önce bir yağma paketi gönderin. Tişörtler, kalemler ve not defterleri gibi markalı ürünler, yüz yüze yapılan konferansların temel öğeleridir. İyi haber şu ki, katılımcılarınıza postayla bir ödül paketi göndererek benzer bir deneyimi yeniden yaratabilirsiniz. Bir topluluk duygusu yaratmak için konferansa katıldıklarında onları giymeye ve göstermeye davet edin.
4. Katılımcıları kişisel bir program oluşturmaya davet edin. Yüz yüze konferanslarda olduğu gibi, katılımcılarınız muhtemelen her bir oturuma katılamayacak veya katılmakla ilgilenmeyecek. Onlara, yalnızca katılmayı planladıkları oturumları ve etkinlikleri içeren kendi kişiselleştirilmiş ajandalarını oluşturma şansı verin. Çoğu sanal konferans platformu bu özelliğe sahiptir ve hatta oturum açma zamanı geldiğinde katılımcılara hatırlatmak için anlık bildirimler gönderebilir.
5. Mümkünse, katılımcılara bir mobil uygulama kullanma seçeneği sunun. Akıllı telefonlarımız hemen hemen her şeyi yapabilir ve sanal bir konferansa katılmak da bir istisna değildir. Çoğu katılımcı, daha kolay olduğu ve hareket halindeyken yapılabileceği için muhtemelen bir mobil uygulama aracılığıyla katılmayı tercih edecektir. Bazıları, aynı anda mobil uygulama içinde ağ oluştururken web semineri bölümünü masaüstünde izlemek isteyebilir.
6. Konferans platformunu etkinlikten sonra erişilebilir tutun. Katılımcı dizini, iletişim bilgileri, önemli konuşmalar ve kaynaklar gibi platformda çok fazla değer vardır. Katılımcıların, konferans bittikten sonra birkaç ay, hatta bir yıla kadar tüm bunlara erişmesine izin verdiğinizden emin olun.
6 Nişan fikri
Sanal etkinlikler söz konusu olduğunda, insanların tam katılımını sağlamak ve tüm dikkatlerini vermelerini sağlamak zor olabilir. İşte yardımcı olabilecek birkaç şey:
1. Bir katılımcı dizini oluşturun ve herkesi profillerini doldurmaya teşvik edin. Bu, etkili ağ oluşturma için kesinlikle çok önemlidir – misafirleriniz dizine göz atabilir, profillerinde gördüklerine göre sohbet etmek istedikleri kişileri bulabilir ve bir konuşma başlatabilir.
2. Ağ oluşturma fırsatları yaratın. Bir anlık ileti sistemi sunmanın yanı sıra, katılımcılarınızın birbirleriyle etkileşim kurması için başka yollar oluşturun. Bu, tartışma panoları, kaynak paylaşım alanları ve hatta bire bir görüntülü sohbet yoluyla olabilir.
3. Katılımcıları daha aktif katılmaya teşvik etmek için oyunlaştırma ve ödüller ekleyin . Örneğin, bir tartışma panosuna yazı yazmak veya bir oturum sırasında soru sormak için puan sunun. En aktif katılımcıları bir liderlik tablosunda listeleyin ve konferansın sonunda onları ödüllerle ödüllendirin.
4. Konferans oturumları sırasında Soru-Cevap, anketler ve araştırmaları dahil edin . Bu, oturumlarınızın daha ilgi çekici olmasına yardımcı olurken, katılımcılarınızın öğrendikleri bilgileri daha iyi akıllarında tutmalarına yardımcı olur.
5. Katılımcıların ağ kurmasına ve daha aktif bir şekilde katılmasına yardımcı olmak için ara odaları oluşturun . Daha küçük tartışma grupları daha kolay yönetilebilir ve herkesin sesini yükseltmesi için daha iyi bir fırsat sunar. Katılımcıları, bir algoritmaya dayalı olarak odaları rastgele ayırmaları için atayabilir veya ilgilerini çeken konulara göre kendi kendilerine gruplara ayrılmalarına izin verebilirsiniz.
6. Katılımcıları sosyal medyada yer almaya davet edin. Markalı bir hashtag oluşturun ve konuklarınızı bunu kullanmaya teşvik edin. Konferansınız hakkında bilgi yayarken bir topluluk duygusu yaratmanıza yardımcı olacaktır.
3 Sponsorluk Fikri
Sanal konferansınız için sponsorluk ararken, olası sponsorlarınıza bir avantaj paketi sağladığınızdan emin olun. Onlara, yüz yüze bir etkinlikte elde edecekleri avantajlardan biraz farklı görüneceğini hatırlatın. Ancak, sanal sponsorluk avantajları da bir o kadar değerli olabilir! İşte birkaç fikir:
1. Çevrimdışı sponsorluk avantajları sunun. Örneğin, halihazırda fiziksel hediye paketleri gönderiyorsanız, bunları hediye çantalarına dönüştürün ve sponsorlarınızdan birkaç ürün ekleyin. Sponsorlarınız promosyondan keyif alırken, katılımcılarınız ücretsiz şeylerden memnun kalacak.
2. Markalı ödüller sunun. Oyunlaştırmayı sanal konferansınıza dahil ederseniz, muhtemelen ödüller dağıtacaksınız. Neden sponsorlarınızın bu ödülleri vermesini sağlamıyorsunuz? Katılımcılarınıza konferans boyunca ödüller hakkında düzenli olarak hatırlatma yaptığınızdan emin olun. Onları daha aktif bir şekilde katılmaları için motive ederken, aynı zamanda sponsorlarınıza seslenirsiniz – bu bir kazan-kazan durumudur!
3. Markalı içerik sunun. Sanal bir konferans sırasında sponsor logolarını ve mesajlarını sergilemek için pek çok fırsat vardır. Örneğin, her oturumu bir sponsorla ilişkilendirebilir, oturumun başında ona bir not verebilir ve logosunu sunumun bir köşesine ekleyebilirsiniz.
5 Gelir Fikri
Sanal bir konferans düzenlemenizin nedenlerinden biri de elbette gelir elde etmektir. İşte bunu yapmanın birkaç yaratıcı yolu:
1. Katılım ücreti. Bu, gelir elde etmenin en kolay yoludur — biletlerinizi hem masraflarınızı karşılayacak hem de kuruluşunuzu desteklemeye yardımcı olacak şekilde fiyatlandırın. Herkesin bütçesini ve tercihlerini karşılamak için birkaç farklı fiyatlandırma katmanı ekleyin (örneğin, erken rezervasyon, tek günlük geçiş, VIP veya birden fazla günlük geçiş).
2. Mal satın. Değerli bir yayını bir araya getirdiniz mi? Marka tişörtleriniz var mı? Bunları bir çevrimiçi mağazada kullanıma sunun ve konuklarınızın amacınıza daha fazla katkıda bulunmasına izin verin.
3. Reklam alanı satın. Sanal konferans platformunuz, konferans süresince birçok kişinin dikkatini çekecektir. Bundan yararlanın ve sektörünüzdeki ilgili işletmeleri platformunuzda ürün ve hizmetlerini tanıtmaya davet edin. Bunların gerçekten katılımcılarınızın ilgileneceği şeyler olduğundan emin olun, böylece onların deneyimlerinden mahrum kalmazsınız.
4. Katılımcıları üyelere dönüştürün. Misafirleriniz zaten ne yaptığınızla ilgileniyor ve sunduğunuz şey karşılığında para harcamaya hazır. Bundan yararlanın ve onları özel bir konferans indirimiyle üyeliğinize katılmaya davet edin.
5. Bittikten sonra konferansınızdan para kazanın. Bunu yapmanın bir yolu, katılmayan kişileri bir ücret ödemeye davet etmek ve tüm oturum kayıtlarına erişim sağlamaktır. Konferansa gerçek zamanlı olarak katılmak kadar değerli değildir, ancak ağ oluşturma fırsatları ve canlı bir etkinliğe katılmanın diğer avantajlarını aramayanlara hitap edebilir.
Sanal Bir Konferansa Ev Sahipliği Yapacak mısınız?
Demek oradasın. Sanal bir konferansa ev sahipliği yapmak büyük bir girişimdir, ancak doğru araçlar ve planlama ile topluluğunuzla etkileşim kurmanın ve topluluğunuzu büyütmenin etkili, uygun maliyetli ve eğlenceli bir yolu olabilir.
Konferansınızı planlamak için daha fazla yardıma ihtiyacınız varsa Sanal Etkinlik yönetim sistemi KYS kullandığınızdan emin olun — başarılı bir sanal etkinlik düzenlemek için tamamlamanız gereken tüm adımları içerir.
Sanal konferansınızda bol şanslar!